6 kroků (a další užitečné rady) pro propojení dopravce s vaším e-shopem

Váš e-shop se pomalu rozjíždí, vy už posíláte alespoň 20 objednávek denně, ale neustálé chození do Zásilkovny nebo na poštu vás vyčerpává? Pak možná nastal čas domluvit se napřímo s dopravci – od 20 zásilek denně už se na vás totiž budou dívat jako na malou firmu a pro balíčky si kurýři začnou jezdit přímo k vám.

1. Udělejte si analýzu zásilek

Než dopravce oslovíte, připravte si pár základních informací:

• Kolik balíků posíláte týdně/měsíčně
• Jak jsou velké a kam směřují (Česko, Slovensko, jiné státy)
• Jaké zboží přepravujete – pozor na křehké nebo rizikové produkty
• Kde potřebujete zásilky vyzvedávat

💡 Tip: Některé typy produktů (kosmetika, chemikálie, alkohol…) vyžadují speciální balení nebo ověření věku – od dopravce v takovém případě dostanete podrobný manuál.

2. Vyberte vhodné dopravce

Oslovte více firem (např. GLS, DPD, Zásilkovna, PPL, Balíkovna) a porovnejte nabídky. Většina z nich má poptávkový formulář rovnou na webu. Vyplatí se mít alespoň dva dopravce – jednoho, který ukládá balíky na výdejní místa nebo do boxů a kurýrní službu, která si poradí třeba s objemnými zásilkami.

3. Podepište smlouvu a domluvte si svoz

Po úvodním kontaktu vás vybraná firma spojí se svým obchodním zástupcem, který vám nastaví ceny na míru. Pokud vám podmínky vyhovují, podepíšete smlouvu a zároveň můžete kurýrní službě podat žádost o svozové okno, které by bylo pro vás nejideálnější. Pak už musíte jen čekat, zda vám slot potvrdí a pokud ne, budete muset přijmout nabízený čas.

4. Získejte přístup do systému

Dopravce vám pošle přihlašovací údaje do uživatelského portálu. Přes svůj účet pak spravujete vše od zadávání adres až po sledování zásilek. Dostanete také archy s nalepovacími štítky pro tisk adres, které pak jednoduše nalepíte na balíky.

5. Když se objeví problém

Kurýři mívají svoji trasu naplánovanou na minuty, měli byste mu dát vědět, pokud:

• dnes nemáte co odesílat,
• balíků je nezvykle hodně,
• potřebujete svoz výjimečně přesunout.

Včasnou komunikací předejdete zbytečným zastávkám i poplatkům za marný výjezd.

A co když se něco pokazí?
Zásilka se ztratila, dorazila poškozená nebo nebyla převzata? Dopravce vše eviduje a u většiny situací nabízí řešení – od dohledání po náhradu škody. Hlídání zásilek je však i na vás, pokud vidíte, že už pár dní „stojí na místě“, ozvěte se. Při jakémkoliv problému včas reagujte a připravte si podklady (např. fakturu, fotku zboží nebo čestné prohlášení).

6. Urychlete zadávání objednávek

Ruční zadávání adres a všech potřebných údajů může zabrat opravdu hodně času, který byste potřebovali využít efektivněji. Jak si to zjednodušit?

• CSV import – vyplňte tabulku s adresami a čísly objednávek, nahrajte do systému dopravce a automaticky se vám vygenerují všechny štítky.
• API napojení – objednávky se automaticky přenášejí z vašeho e-shopu do systému dopravce. Budete ale potřebovat zkušeného ajťáka, funkční skladový systém a finanční investici.
• Napojení přes e-shopové platformy – třeba Shoptet má předpřipravené napojení na většinu dopravců.

TIP: Integrátor dopravců

Pokud vás neláká představa, že budete závislí jen na dvou až třech vybraných společnostech, využijte integrátor dopravců (např. Balíkobot nebo CZ-Balik). Ten vám umožní porovnat nabídky různých dopravců a vybrat tu nejlepší pro každý balík zvlášť. Pokud využíváte Shoptet, službu Balíkobot můžete dokonce získat jako placený doplněk. Není to ale tak jednoduché – nové funkce dopravce se k vám dostanou až ve chvíli, kdy je přebere integrátor, a navíc platíte i extra poplatky.

Jste připraveni?

Spolupráce s dopravcem není žádná věda – když víte, co potřebujete, všechno poběží hladce a vám zbyde víc času na důležitější činnosti, než chození na poštu. 

Máte velké plány, potřebujete čas na jejich uskutečnění a o logistiku se nechcete starat vůbec? Využijte služeb fulfillmentového partnera a ozvěte se nám.