Zpráva obchodním partnerům

Vážení obchodní přátelé,

 

obracíme se na Vás v souvislosti se smluvním vztahem mezi společností Mail Step a.s. („Mail Step“) a Vaší společností. Vzhledem k blížící se účinností nového evropského nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 – „GDPR“) bychom Vám chtěli předložit návrh Dohody zacházení s osobními údaji a zároveň Vás informovat o opatřeních, která jsme přijali, abychom byli s novou právní úpravou v souladu.

 

Mail Step je správcem, nikoliv zpracovatelem.

 

Pro Mail Step je ochrana osobních údajů důležitá a řešíme ji v rámci celého životního cyklu každé jednotlivé služby – od počátku, kdy od Vás osobní údaje získáme, až po jejich bezpečnou skartaci nebo vymazání po úspěšné realizaci služby. Za celé zpracování osobních údajů v rámci poskytovaných služeb nese společnost Mail Step odpovědnost.

 

V příloze Vám zasíláme návrh Dohody o zacházení s osobními údaji. Přiložená dohoda se liší od tzv. zpracovatelských smluv, které aktuálně uzavírají správci osobních údajů se svými zpracovateli dle čl. 28 GDPR a kterých jste nepochybně v poslední době mnoho obdrželi.

 

Ve vztahu k osobním údajům, které nám v rámci našeho smluvního vztahu poskytujete, totiž nevystupujeme v postavení zpracovatele těchto osobních údajů, ale jsme jejich samostatnými správci. Řešení Mail Step spočívá v komplexním zajištění služeb pro klienta k dosažení co nejlepšího výsledku. Pro účely řádného a prokazatelného splnění našich služeb je zpracování osobních údajů nezbytné. Společnost Mail Step při poskytování svých služeb sama organizuje shromažďování, zpracování a uchovávání osobních údajů koncových zákazníků ve vlastních informačních systémech, podílí se na určení účelu a rozsahu potřebných údajů a zajišťuje prostředky jejich zpracování.

 

Jak osobní údaje zpracováváme a chráníme?

Hlavním kritériem při poskytovaní našich služeb je Vaše spokojenost, a proto přizpůsobujeme naše služby Vašim nejrozmanitějším potřebám a přáním, zároveň dbáme na ochranu osobních údajů a soukromí Vašich zákazníků – již dnes zpracováváme a chráníme Vaše osobní údaje v souladu s platnými a účinnými právními předpisy (zejména zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v účinném znění).

 

Dbáme na to:

  • aby Vámi předané osobní údaje byly zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem – o nakládání s osobními údaji budete vždy dostatečně informováni;
  • aby veškeré osobní údaje byly shromažďovány vždy jen pro konkrétní účely – zejména pro poskytování našich služeb Vám a Vašim zákazníkům – a případně pro další související účely – bez Vašeho vědomí nebudeme osobní údaje využívat pro jiné účely;
  • aby zpracovávané osobní údaje byly přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu zpracování – zpracováváme jen nezbytné minimum osobních údajů pro řádné naplnění objednané služby;
  • aby osobní údaje byly přesné a v případě potřeby aktualizované – vždy se snažíme nakládat s aktuálními osobními údaji;
  • aby zpracovávané osobní údaje byly uloženy jen po dobu nezbytně nutnou k naplnění daného účelu zpracování – neponecháváme si osobní údaje déle, než je nutné;
  • aby veškeré zpracování probíhalo způsobem, který zajistí náležité zabezpečení a ochranu předaných osobních údajů – při nakládání s osobními údaji dodržujeme přísná bezpečnostní pravidla;
  • abyste se Vy, naši zákazníci, mohli na nás kdykoliv jednoduše obrátit s Vašimi žádostmi či dotazy týkajícími se zpracování a ochrany osobních údajů – kdykoliv se na nás můžete zeptat;
  • abychom Vám my v Mail Stepu mohli co nejefektivněji pomoci a poradit – jsme tady pro Vás.

 

Všechny informace týkající se nařízení GDPR a zpracování Vašich osobních údajů naleznete na adrese: [www.mailstep.cz/osobni-udaje]

 

 

 

Věříme, že dodržování povinností vyplývajících z právních předpisů a korektní zpracování osobních údajů je naším společným zájmem. Rádi bychom Vás proto požádali o podpis přiložené smlouvy  (sekce Soubory ke stažení) a zaslání dvou kopií zpět k našim rukám, kdy Vám pošleme podepsanou Dohodu zpět, případě o sdělení Vašich připomínek, a to co v nejkratším čase, aby mohla být smlouva uzavřena co nejdříve a obě naše společnosti dostály souladu s nařízením GDPR.

 

Prosím o doplnění žlutých polí v Dohodě o zacházení s osobními údaji.

 

Prosím, pokud souhlasíte s touto Dohodou, potvrďte akceptaci této Dohody v nejkratší době emailem, aby byly splněny všechny zákonné náležitosti.

V případě dotazů se obraťte na paní Alenu Fencl, a.fencl@mailstep.cz, tel. 727 910 513

 

S pozdravem

 

Váš partner Mail Step